I. TRÍCH LỤC HỘ TỊCH LÀ GÌ?

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước cấp nhằm chứng minh một sự kiện hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký.

Ví dụ: 

• Đăng ký khai sinh;

• Đăng ký kết hôn;

• Khai tử… 

Căn cứ theo quy định pháp luật, hiện nay có 2 loại bản sao trích lục hộ tịch:

• Bản sao trích lục được cấp trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

• Bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.

II. TÀI LIỆU, HỒ SƠ XIN CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Để xin cấp bản sao trích lục hộ tịch, người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

Bộ hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch gồm:

➧ Đối với cá nhân: Tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch.

➧ Đối với cơ quan, tổ chức: Văn bản yêu cầu nêu rõ lý do và yêu cầu cụ thể.

➧ Các giấy tờ bổ sung tùy trường hợp bao gồm:

• Giấy ủy quyền:

  • Người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục cần có văn bản ủy quyền công chứng/chứng thực theo đúng quy định; 

  • Người được ủy quyền là cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột của người yêu cầu thì không cần công chứng/chứng thực văn bản ủy quyền.

• Giấy tờ tùy thân:

  • Hộ chiếu/CMND/CCCD;

  • Giấy tờ có dán ảnh và thông tin cá nhân hợp lệ để xác minh nhân thân.

• Trường hợp nộp hồ sơ online: Cung cấp giấy tờ và các tài liệu dưới dạng bản sao hoặc ảnh chụp điện tử. Các thông tin này có thể được tự động điền từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nếu đã cập nhật trên hệ thống;

• Trường hợp nộp qua bưu điện: Cung cấp bản sao có chứng thực các giấy tờ tùy thân để đảm bảo tính pháp lý.

III. THỦ TỤC XIN CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN, ONLINE 

1. Nộp hồ sơ và lệ phí xin cấp bản sao trích lục hộ tịch online 

➧ Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh nơi cá nhân đăng ký hộ tịch;

➧ Bước 2: Đăng ký tài khoản (nếu chưa có) và thực hiện xác thực thông tin người dùng theo hướng dẫn của hệ thống;

 Bước 3: Tại thanh công cụ tìm kiếm gõ từ khóa “Cấp bản sao trích lục hộ tịch” (hình 1) >> Chọn đúng cơ quan quản lý (hình 2);

Bước 4: Điền các thông tin cần thiết theo biểu mẫu điện tử và tải lên bản sao hoặc ảnh chụp các giấy tờ liên quan (hình 3);

Bước 5: Nộp lệ phí trực tuyến thông qua các phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật là hoàn tất thủ tục.

2. Kiểm tra thông tin, chờ xử lý hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tuyến

Sau khi nộp hồ sơ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch online, người yêu cầu cần lưu ý:

• Kiểm tra phản hồi kết quả qua email/SMS:

  • Nếu hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ gửi phiếu hẹn trả kết quả qua email hoặc tin nhắn SMS;

  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, sẽ có thông báo qua email để người yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.

• Xác nhận thông tin: Người yêu cầu kiểm tra thông tin trên biểu mẫu trích lục điện tử trong vòng 1 ngày. Nếu không phản hồi, công chức hộ tịch sẽ in bản sao và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.